返信用封筒の正しい書き方マナー。切手料金や注意すべき点

そもそも、返信用封筒というのは、誰かに書類等を送った後、さらに送り返してもらうために同封するものです。

例）AさんとBさんが契約を結びたい場合

Aさんが契約書を作って、署名、捺印をしました。この書類にBさんが署名、捺印することで、契約が完了します。実際に会って手続きができればいいのですが、距離が遠い、タイミングが合わないなどの問題で難しいときは、契約書を郵送でBさんに送ることになります。

このとき、AさんはBさんが署名、捺印した契約書を送り返すための「返信用封筒」を同封するのが一般的です。返信用封筒を同封することで、Bさんが書類を送り返すために必要な手間を省くことができるからです。

クレジットカードなどの申し込みをしたとき、手書きで記入しなければいけない契約書類一式が送られてくることがあります。このようなときは、返送用の封筒が同封されていることが多いでしょう。これが「返信用封筒」なのです。

相手から送られてきた返信用封筒を使って書類を送り返す場合の封筒の書き方についてご説明します。

【宛て名面】

相手の住所や氏名についてはすでに書いてあるはずですから、自分で書く必要はありません。住所が合っているかどうか確かめる必要も普通はないでしょう。

ただし、通常は宛て名の後に「様」や「御中」がついていないか、「行」などと書いてあるので、敬称を書き足す必要があります。

例1）
○○町1-1-1
楽天　太郎

上記のように書いてあった場合は、「楽天　太郎」の後に「様」を書き足して、「楽天　太郎　様」とします。

例2）
東京都○○区○○町1-1-1
楽天　太郎　行

上記の場合は「行」を消しますが、修正液などは使わず、二重線で消すのが一般的です。その上で、隣に「様」を書き足します。

例3）
東京都○○区○○町1-1-1
美人のマネ活　行

この場合は、個人名ではなく団体名ですから、「様」ではなく、「御中」に直します。「美人のマネ活　○○係」などの場合も、「○○係」の後に御中をつければ大丈夫ですよ！

【裏面】

次に裏面です。裏には、普通に郵便を送るときと同じように、自分の郵便番号、住所と氏名を書きましょう。

返信用封筒の中には、あらかじめ自分の住所と氏名を書く欄が作られていることもあるので、その場合は指示に従って枠内に書くようにしてください。

そうでない場合は、縦書きなら封筒の左側（もしくは中央の右側に住所と郵便番号、左側に氏名）、横置き横書きなら下部3分の1あたりに郵便番号、住所、氏名を書きます。

書類などを送るとき、返信用封筒を同封することを求められることがあります。この場合は、封筒を作らなければいけません。

作り方を3ステップで解説します。

1. 封筒の大きさを決める

返信用封筒は、A4サイズを3つ折りにして入れることができる長形3号というサイズの封筒を使用する場合が多くなっています。一般的な書類の返送用であれば、これで問題ないでしょう。

ただし、製本テープで製本されている契約書など、折りにくい書類を返送してもらう場合や、折らずに返送してほしい場合は、送り返してほしい書類が入るサイズの封筒を用意する必要があります。先方から返信用封筒のサイズ指定がない場合は、書類の内容や希望に応じて選択しましょう。

2. 宛て名を書く

宛て名は、自分が郵便を送る場合と同じように書けば大丈夫です。ただし、自分の氏名の後に「様」はつけず、「行」と書いてください。

例）
〒111-1111
東京都○○区○○町1-1-1
楽天　太郎　行

裏面には何も書かなくて大丈夫です。

3. 切手を貼る

返送してもらう書類を送るのに必要な額の切手を返信用封筒に貼ります。

「切手を貼るように」と書いていなくても、貼るようにしてください。返信用封筒を同封するときは、自分が送る分の送料と、返信用の送料の両方が必要です。

切手の料金については、次の段落でご説明します。

返信用封筒の切手代は、返送してもらう予定の書類と返信用封筒の合計の重量と、返信用封筒のサイズで決まります。

長3サイズで25g以内なら84円、50g以内なら94円です。

一般的なA4サイズが入る封筒の場合は、下記の通りです。

50gまで……120円
100gまで……140円
150gまで……210円
250gまで……250円
500gまで……390円

なお、自分が返信用封筒を作る場合だけでなく、相手から送られてきた返信用封筒を使うときも、切手代は自分持ちのことがあるので注意してください。返信用封筒の表面左上に、「切手を貼ってください」と書かれていたり、何も印字されておらず空欄になっていたりする場合は、切手を貼る必要があります。

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